Wenn nach 5 Minuten
alles klar ist
Effiziente Stationsübergaben durch klare Strukturen
und clevere Standards von kumi flow
Klinikärzte versorgen nicht nur Patienten, sie agieren auch als Projektmanager: Etwa vier Stunden am Tag verbringen sie im Schnitt mit Dokumentationen und bürokratischen Aufgaben 1. Auch für Abstimmungen im Team bedarf es täglich viel Zeit – so müssen für jede ordentliche Übergabe bei Schichtwechseln mehr als 20 Minuten eingeplant werden 2. Diese Erfahrung hat Dr. Dirk Killermann in seinen bisherigen beruflichen Stationen ebenfalls gemacht. Er ist Chefarzt für das Fachgebiet Kardiologie und Allgemeine Innere Medizin und leitet zusammen mit seinem Chefarzt-Kollegen für die Gastroenterologie, Dr. Rolf-Klingenberg-Noftz die Innere Medizin am DRK Krankenhaus Grevesmühlen. Gemeinsam haben die Chefärzte für das gesamte Ärzteteam einen neuen Übergabe-Standard eingeführt, der auf der digitalen Lösung kumi flow basiert.

Herausforderung

Durch veränderte Arbeitszeitmodelle und -gesetze steigt die Anzahl an Übergaben zwischen verantwortlichen Klinikärzten immer mehr 3. Außerdem erhöhen kürzere stationäre Aufenthalte von zunehmend komplex erkrankten Patienten die Anzahl an Informationen, die ein Klinikarzt an den nächsten weitergeben muss. Gleichzeitig ist jedoch immer weniger Personal verfügbar, um die Versorgung sicherzustellen. Die zunehmende Arbeitsverdichtung und steigende Belastung machen also effiziente Absprachen unter Klinikärzten dringend erforderlich, um die Patientenversorgung sicherzustellen und zufriedene Mitarbeiter langfristig halten zu können.

Die Praxis sieht aber oft anders aus: Mehr als ein Viertel der Pflegekräfte und über ein Drittel der Ärzte geben an, dass Übergaben ineffizient und unstrukturiert erfolgen 4. Denn gerade bei einem großen, schnell wechselnden Patientenkollektiv ist eine detaillierte Übergabe in der Regel nicht zu leisten. Das kann zu Missverständnissen führen, und endet im schlimmsten Fall in Fehlbehandlungen. Eine 2014 im New England Journal of Medicine veröffentlichte Studie hat gezeigt, dass medizinische Fehler durch verbesserte Übergaben um bis zu 23 Prozent reduziert werden konnten 5.

Auch für die Assistenzärzte im DRK-Krankenhaus Grevesmühlen gehört eine wechselnde Verantwortung ganzer Stationen sowie Übergaben für Nacht- und Wochenenddienste zum Alltag. In stressigen Situationen ist hier in der Vergangenheit die Weitergabe von ärztlichen Aufgaben teils nach persönlichen Vorlieben sowie „zwischen Tür und Angel“ erfolgt. Anschließend standen diensthabende Ärzte auch mal vor der Herausforderung, ein wenig bekanntes Patientenkollektiv bei einer eng bemessenen Dienstzeit zu betreuen.

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Wenn ein Assistenzarzt für einen Kollegen einspringt und plötzlich die Verantwortung für 30 Patienten mit jeweils mehreren anstehenden klinischen Aufgaben übernimmt – da kommen schnell über 100 To-Dos zusammen. Und jede einzelne davon ist im Ernstfall enorm wichtig.
Dr. Killermann, Chefarzt
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Autor

Dr. Killermann sah die Notwendigkeit für ein abgestimmtes, nachvollziehbares und gleichzeitig flexibles Vorgehen im gesamten Ärzteteam, um eine effiziente Versorgungskontinuität der Patienten sicherzustellen.

Lösung

kumi flow: beispielhafte Aufgabenliste
kumi flow: beispielhafte Aufgabenliste zur Weitergabe

Die Ärzteteams der internistischen Kliniken am DRK Krankenhaus Grevesmühlen setzen mittlerweile auf kumi flow, um Übergabeprozesse sicher und effizient zu gestalten. Die kontinuierliche Nutzung der Plattform bildet hier die Grundlage, um zu jeder Zeit einen aktuellen Stand aller Patienten abbilden zu können. Durch die Vorplanung in kumi flow und die für alle nachvollziehbare und einheitliche Struktur kann die Verantwortung in Sekunden von einem an den anderen weitergegeben werden. Ein bisher zuständiger Assistenzarzt übergibt nun offene Aufgaben, ohne klinische Inhalte bis ins letzte Detail mit dem Kollegen besprechen zu müssen. Der übernehmende Arzt kann sofort beginnen, die anstehenden Aufgaben mit einer vordefinierten Priorisierung zu erledigen.

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Mit Hilfe von kumi flow haben wir nun sichergestellt, dass die Übergabe von Patienten nahtlos und zügig erfolgt – und dabei nichts vergessen wird.
Dr. Klingenberg-Noftz, Chefarzt
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Autor
kumi flow: effiziente Planung
kumi flow: effiziente Planung und Kommunikation von Wochendienst-Tätigkeiten

Auch alle Übergaben für Wochenenddienste erfolgen nun nach einem klar definierten, institutionalisierten Format. So plant am Freitagvormittag zunächst jeder betreuende Assistenzarzt in kumi flow die fürs Wochenende absehbaren Tätigkeiten. Assistenz-, Ober- und Chefärzte nehmen sich anschließend 20 Minuten Zeit, um in einer gemeinsamen Besprechung den aktuellen Stand sowie Bedarf für jeden einzelnen Patienten abzustimmen. Dabei wird kumi flow an die Wand projiziert, zeitgleich können die Ärzte mit weiteren mobilen Endgeräten, wie etwa iPads, auf die Plattform zugreifen und direkt Inhalte anpassen. Die Besprechung erfolgt so extrem zeiteffizient und mit einem klaren Fokus darauf, Unklarheiten zu beseitigen sowie veränderte Situationen oder notwendige Ergänzungen direkt schriftlich vorzunehmen.

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Früher haben die Assistenzärzte Wochenend-Übergaben unter sich besprochen. Durch die Standardisierung mithilfe von kumi flow haben wir festgestellt, wie wertvoll eine kurze, fokussierte Besprechung im größeren Team ist. Relevante Informationen aller Ärzte fließen so in eine optimale Behandlungsstrategie ein.
Dr. Killermann, Chefarzt
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Ergebnis

Mittlerweile haben die Klinikärzte im Krankenhaus Grevesmühlen ihren strukturierten Informationsfluss mithilfe von kumi flow institutionalisiert. Durch die Verschriftlichung relevanter Maßnahmen in einer für alle bekannten Struktur unterliegt der Übergabeprozess einem klaren Standard und einer besseren Planbarkeit. Dr. Killermann stellt dadurch eine hohe Zeitersparnis und eine optimierte Versorgungskontinuität fest.

Übergabe in fünf Minuten

Selbst wenn ein Assistenzarzt ungeplant ausfällt, ist in zumeist weniger als 5 Minuten die Übergabe der gesamten Station mit typischerweise mehr als 50 anstehenden Aufgaben sichergestellt. Denn die leicht zugänglichen Informationen und eine organisatorische Priorisierung der Patienten reduzieren die Aufwände und sichern die medizinische Versorgung.

Auch seine Assistenzärzte sehen seit der Implementierung eine deutliche Verbesserung in den Arbeitsabläufen:

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Für mich als Assistenzärztin ist es wichtig, eine Balance zwischen notwendiger Übergabe und bestehendem Zeitdruck zu finden, um die Versorgung sicherzustellen aber gleichzeitig den Betrieb nicht aufzuhalten. Mit unserem Übergabe-Standard und kumi flow haben wir hier eine deutliche Verbesserung erreicht.
Dr. Christina Curths, Assistenzärztin
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1, 2
Nuance Healthcare (2015): Klinischer Dokumentationsreport, in: Deutsches Ärzteblatt, Jg. 112, He 14, S. 503.
3
DeRienzo CM et al. Hando s in the era of duty hours reform: a focused review and strategy to address changes in the Accreditation Council for Graduate Medical Education Common Program requirements. Acad Med 2012;87:403-10
4
Picker Institut (2014): Picker Report 2014.
5
A.J. Starmer et al. (2014): Changes in Medical Errors a er Implementation of a Hando Program, in: New England Journal, Jg. 2014, Nr. 371, S. 1803-1812.
Krankenhaus Grevesmühlen
Krankenhaus-Typ
Grund- und Regelversorger
Größe
122 Betten
Stationäre Patienten/Jahr
ca. 5.500
Ambulante Patienten/Jahr
ca. 6.800
Fachabteilungen für Case Report
Kardiologie, Gastroenterologie und Allgemeine Innere Medizin
Website
drk-kh-gvm.de
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» kumi-case-report-gvm-2019.pdf
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Über das DRK-Krankenhaus Grevesmühlen

Das DRK-Krankenhaus in Grevesmühlen ist eine moderne Klinik der Grund- und Regelversorgung mit 122 Betten in den Fachrichtungen Allgemeine Innere Medizin, Kardiologie und Gastroenterologie, Allgemeine Chirurgie und Orthopädie / Unfallchirurgie sowie Anästhesie / Intensivmedizin. Jährlich werden im DRK-Krankenhaus Grevesmühlen ca. 5.500 stationäre und 6.800 ambulante Patienten von rund 230 Mitarbeitern behandelt und betreut.

Die intensive Zusammenarbeit der medizinischen Abteilungen mit niedergelassenen Fachärzten, Physiotherapeuten, Massagepraxen und anderen Dienstleistern ermöglicht eine flächendeckende, hochwertige Versorgung für die gesamte Region.

Als Teil der DRK-Kliniken in Mecklenburg Vorpommern stellt die Klinik dabei nicht nur eine innovative, medizinische Versorgung für Grevesmühlen und Umgebung sicher, sondern setzt für ihre Mitarbeiter gleichzeitig auf eine starke Teamorientierung sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Ansprechpartner für weitere Informationen:

Dr. Dirk Killermann
Chefarzt Kardiologie und Allgemeine Innere Medizin
Dirk.Killermann@drk-kh-gvm.de

Dr. Rolf Klingenberg-Noftz
Chefarzt Gastroenterologie und Allgemeine Innere Medizin
Rolf.Klingenberg-Noftz@drk-kh-gvm.de